Spørgsmål og svar til debitorintegrationen (FBS)

Hvis du har yderligere spørgsmål, er du velkommen til at skrive til bibsys@kombit.dk.

Gå tilbage til FBS' dokumentbibliotek her.

Baggrund

ØiR står for Økonomi i Rammearkitekturen, og indeholder et antal forskellige snitflader, der kan benyttes til at sende data mellem fagsystemer og kommunernes økonomi og debitorsystemer via serviceplatformen.​
 
Den specifikke snitflade der tages i brug på biblioteksområdet består af to services:
  • En service, der tillader bibliotekssystemet at aflevere fordringer til debitorsystemet og holde disse fordringer opdaterede, fx i forbindelse med nedskrivninger eller annnulleringer, og i forbindelse med ændringer i CPR-nummer eller CVR-nummer.
  • En service, der giver debitorsystemet mulighed for at sende informationer om de betalinger og reguleringer af fordringerne, der sker i debitorsystemet, tilbage til bibliotekssystemet.
Det er disse to services tilsammen, der udgør to-vejs kommunikationen, i modsætning til ØiR version 1, der kun havde kommunikation den ene vej.

Det skyldes, at der findes en række krav til håndtering af borgeres gæld og afstemning af betalinger mod krav, som i dag ikke understøttes af bibliotekssystemet, men understøttes fuldt ud af kommunens debitorløsninger. Hvis betalingerne fortsat skulle ske via bibliotekssystemet, skulle bibliotekssystemet udbygges med en række debitorfunktioner, der også fremover skal vedligeholdes. Det er derfor blevet vurderet og besluttet, at det er bedst at lade debitorsystemerne håndtere betaling og afstemning, fremfor at bygge det ind i bibliotekssystemet. 

Generelt

Erstatningskrav med anerkendelse/kvittering omfatter bibliotekers erstatningskrav, hvor 

  • udlånsmaterialet er beskadiget og skyldner skriftligt har anerkendt kravet, eller 
  • udlånsmaterialet ikke er afleveret og skyldner skriftligt har anerkendt kravet, medmindre biblioteket tilbyder en kvittering ved aflevering (hvis materialet er afleveret, bør skyldner kunne dokumentere dette ved fremvisning af en afleveringskvittering).  

​Se yderligere på Forretningsområder og fordringstyper | Gældsstyrelsen (gaeldst.dk) under Biblioteker.

​Ifm. FBS-krav foretager debitorsystemet selv driftskonteringen i kommunens finanssystem, fordi der er en direkte kobling til finans i debitorintegrationen. Driftskonteringen for FBS-krav er opsat i debitorsystemet. KY har til gengæld et særligt behov for selv at foretage driftskontering, og KY såvel som KSD bruger også finansintegrationen i sammenhæng med andre bogføringsaktiviteter, fx udbetaling, som ikke er aktuelt på FBS. Summa summarum er der ikke behov for opsætning af finansintegration ift. FBS.

​Dette håndteres i debitor, og det er en god ide at undersøge det med sin debitorafdeling. Vi har fået oplyst fra Københavns kommune, at man f.eks. i KMD OPUS kan vedligeholde en liste med offentlige EAN-numre som skal undtages for inddrivelse.

​I debitorintegrationen overføres alle mellemværender fra FBS til debitor, så hvis man opretter gebyrer og erstatninger for egne kommunale virksomheder, så vil de blive overført til debitor og her vil der formentlig blive udsendt fakturaer på beløbene.

På møder med kommuner har der været følgende forslag:
  • Man kan undlade at danne gebyrer og erstatninger for interne via opsætning af lånergrupper
  • Man kan forøge udlånstiden, så det er lettere for andre kommuner at nå at aflevere
Problemstillingen er generel for alle fagsystemer, der anvender ØiR. FBS har spurgt ØiR gruppen i KOMBIT, hvor spørgsmålet efterfølgende har været vendt med kommuner i ØiR referencegruppen. Her har konklusionen været, at det er forskelligt, om kommuner ønsker at fakturere internt eller ompostere, begge dele er lovligt.​

​Konteringsmodel opsættes per fagløsning, der bruger ØiR-snitfladen til at overfører påligning.

FBS foretager i modsætning til KY ikke driftskonteringen. Derfor skal den konkrete driftskontering af indbetalinger for FBS sættes op direkte i jeres debitorløsning. Her opsættes den konkrete driftskonto, der knytter sig til den debitorgruppe, som fordringens kravtype er mappet til.

KOMBIT har ikke informationer om hvorvidt de forskellige debitorløsninger kan håndtere om indtægtsføringen skal ske ved påligning eller ved indbetaling. Vi må her henvise til debitorløsningens dokumentation.

Erstatninger og gebyrer sendes over fra FBS som to forskellige kravtyper.

Der medsendes endvidere en tekst til fakturaen, som indeholder gebyrnr. og erstatningsnr.

Dvs. at det er muligt at danne fakturaer, der skelner tydeligt.​

​Straksfakturering er et KMD OPUS begreb. Man bør kontakte KMD for nærmere informationer.

Hvis din kommune ikke ønsker at implementere debitorintegrationen til FBS, må I gerne vælge det fra. Som udgangspunkt mener vi dog, at I bør deltage i webinarer og læse materialet, så I ved mere om, hvad opgaven indebærer, og hvorfor vi mener, den er vigtig for jer.

Med implementeringsforløbet tilbyder vi et struktureret forløb i 2021 og forventeligt også ind i 2022, hvis det viser sig nødvendigt. Kommunerne kan selv vælge blandt flere datoer, hvornår de vil på. Webinarerne i januar 2020 er tænkt som en opstart på forløbet, så alle kommuner er informeret samtidig. Hvis I vælger ikke at være med her, men senere, kan I bruge vores materiale og vejledninger, og selv strukturere forløbet, når det passer jer.

​Ja. Det beslutter I selv i jeres kommune. I skal blot være opmærksomme på, at det er meget vigtigt, at status sættes korrekt, hvis i ønsker at bruge muligheden for at sætte skæringsdatoen tilbage i tiden. Hvis i sætter skæringsdatoen tilbage i tiden vil alle mellemværender bliver overført - bortset fra lukkede mellemværender eller mellemværender i status "Sendt til indrivelse".

Nej, det er ikke hensigten, at PLC'erne skal anvende debitorintegrationen. PLC'erne anvender ikke gebyrer, og de erstatninger der oprettes håndteres generelt manuelt. Hvis der skulle være PLC'er, der har behov for en debitorintegration, må de gerne kontakte os, så kan vi undersøge, hvad det ville kræve.

PSRM er Skats nye inddrivelsessystem. Med den nye ØiR version 3 integration bliver alle mellemværender, der overføres fra bibliotekssystemet til debitor beriget med alle de informationer og koder, der er nødvendige, for at man efterfølgende kan sende kravene til indrivelse i Skat. Forretningsområder og fordringstyper | Gældsstyrelsen (gaeldst.dk). Det er ikke integrationen i sig selv, der sørger for at kravene bliver sendt til inddrivelse. Integrationen sørger kun for at kravene er i en tilstand hvor de kan sendes til inddrivelse. Det er efterfølgende debitorsystemet, der står for at sende kravene til inddrivelse. 

De fleste ændringer til FBS i forbindelse med debitorintegrationen er allerede sket. Det drejer sig om:

  • muligheden for at opsætte integrationen i F7
  • muligheden for at angive, om automatisk oprettede erstatninger skal oprettes med anerkendelse/kvittering eller uden
  • det er blevet muligt i Cicero, at se alle bevægelser, der er sket på et mellemværende

Derudover indføres mulighed for at få genereret et fiktivt CPR-nr på lånere og på økonomisk ansvarlige i løbet af marts 2020.

Der sker generelt ikke andre ændringer til måden erstatninger og gebyrer opfører sig i FBS, men alle gennemførte ændringer og fremtidige ændringer kan ses i nyhedsbreve fra KOMBIT og fra Systematic mv. Vi anbefaler at følge med her.

Betalingsmuligheder

Når debitorintegrationen er etableret kan gamle mellemværender (dvs. mellemværender der ligger før skæringsdatoen) fortsat betales på biblioteket. Alle mellemværender, der er overført til debitorsystemet, dvs. alle mellemværender der ligger efter skæringsdatoen skal betales via betalingsløsninger, der snakker sammen med debitorsystemet. Det kan fx være kasseløsninger der integrerer til kommunens debitorsystem eller betalingsløsninger såsom Mit betalingsoverblik eller Min betalingsoversigt.

Mit betalingsoverblik er en betalingsløsning som KMD OPUS tilbyder. Betalingsløsningen kan vise borgeren alle krav, der ligger i debitorsystemet, dvs. gæld til kommunen for daginstitutionsbetaling, Parkeringsbøder og fremover også biblioteksbøder. Løsningen kræver, at man skal være logget på med MitID, og giver mulighed for at betale med kort, MobilePay mm. Det er også muligt for personale at sende anmodninger til betaling i MobilePay fra løsningen.

Min betalingsoversigt er en betalingsløsning som Fujitsu's PRISME (2015) tilbyder. Betalingsløsningen kan vise borgeren alle krav, der ligger i debitorsystemet, dvs. gæld til kommunen for daginstitutionsbetaling, Parkeringsbøder og fremover også biblioteksbøder. Løsningen kræver, at man skal være logget på med MitID, og giver mulighed for at betale med kort.

Borgere, der ikke har MitID,​ kan ikke betale via de tre betalingsløsninger, der udbydes pt. Hvis der udsendes en opkrævning fra debitorsystemet kan de betale denne via giro-kort i banken som alle andre regninger. 

Hvis der er tale om gebyrer/erstatninger, der ikke er udsendt opkrævning på, skal man som kommune have en kasseløsning e.l. der kan modtage kort, MobilePay eller lignende og bogføre det i debitorløsningen. Der findes sådanne løsninger, fx SafePay fra Gunnebo. Ligesom KMD OPUS også har en kasseløsning.

Det er så vidt vides også muligt at opsætte manuelle procedurer for håndtering af betaling i  debitorsystemerne. Vi opfordrer til, at man kontakter sin debitorleverandør for at høre nærmere om hvilke muligheder de tilbyder.

EG tilbyder en nyudviklet betalingsløsning med mulighed for betaling via kort og MobilePay. Løsningen tilbyder løbende overførsel af betalinger til FBS. Vi anbefaler, at I kontakter jeres debitorafdeling for at høre om mulighederne.​

Fremtidige processer

​Det er muligt at annullere og nedregulere et mellemværende i FBS efter det er sendt til debitor. Man kan f.eks. annullere en erstatning, hvis borgeren har fundet bogen, eller ændre beløbets størrelse på mellemværendet. Begge ændringer vil derefter blive sendt til debitor. 

Bemærk: Hvis beløbet skal sættes op, skal man i stedet annullere det oprindelige mellemværende og oprette et nyt. 

Betaling skal altid foregå via debitor.

Der har været afholdt et antal test og eksempler på skærmbilleder fra disse test er lagt ind i et dokument, der kan findes her: Eksempel på skærmbilleder. Her kan man se eksempler på skærmbilleder fra Cicero, KMD OPUS, Prisme 2009 og Prisme 2015

​Nej, det kan man typisk ikke. Afhængigt af den enkelte betalingsløsning og det enkelte debitorsystem kan der være forskellige forsinkelser.

KOMBIT har fået oplyst, at fx KMD OPUS overfører informationen om betalingerne til bibliotekssystemet som natlige kørsler, og her vil man derfor først kunne se en indbetaling i Cicero, morgenen efter betalingen er foretaget. Fujitsu har tilsvarende oplyst, at man fra Prisme kan sætte overførsler op som man ønsker det i sin egen kommune, f.eks. kørsler der kører hver time, eller natlige kørsler. I EG's løsning kan man også selv opsætte overførselsfrekvensen.

Hvis der er tale om, at en låner er blevet spærret og ønsker at betale på stedet, så kan man fx bede om at se en kvittering for betalingen og herefter låse låneren op manuelt. 

Det bliver muligt i Cicero at markere en erstatning til tilbagebetaling, hvorefter denne oplysning overføres til debitor. Herefter sker tilbagebetalingen i debitor, afhængigt af kommunens opsætning i debitor. Fx kan udbetalingen ske til lånerens Nemkonto eller som nedskrivning af anden skyldig gæld.

​Erstatningen skal annulleres i Cicero, og herved bliver der sendt besked til Debitor om minuspåligning​. Hvis fordringen allerede er sendt til inddrivelse, sendes debitorsystemet nedskrivningen videre.

Opgaven får man, hvis der ikke findes en økonomisk ansvarlig i Cicero på det tidspunkt et mellemværende bliver sendt til debitor. Dvs. man får den ikke på et ældre mellemværende, hvis den økonomiske ansvarlige først er sat på efter mellemværendet er opstået. Se evt. Gamle mellemværender (før idriftsættelsesdatoen).

Funktionalitet

​Mellemværender, der er oprettet på barnet før den dato hvor den økonomiske ansvarlige ændres, vil blive liggende, som de er oprettet. Når den nye økonomiske ansvarlige er sat på, er det kun mellemværender, der opstår efter denne dato, der vil bliver overført som gæld for den nye økonomisk ansvarlige. 

Mellemværender der er oprettet på barnet før det fylder 18 år, vil blive liggende som de er oprettet. Unge bliver først ansvarlige for mellemværender, der er oprettet efter de fylder 18 år. Mellemværender fra tidligere vil fortsat ligge hos den på daværende tidspunkt økonomisk ansvarlige.

Bemærk, at der reelt ikke er tale om 18 år, men derimod en myndighedsalder, der kan konfigureres i den enkelte kommune. 

Ja. P-numre overføres også fra FBS til debitorløsningerne via ØiR snitfladen. Hvordan de enkelte debitorsystemer håndterer P-numrene, der overføres, har KOMBIT ikke nærmere kendskab til. 

Se hjælpeteksten i FBS: "Mellemværender sendt til debitorsystemet, eller i tilstanden "Sendt til inddrivelse", vil ikke automatisk blive afskrevet i Cicero LMS, selvom funktionaliteten er aktiveret."​

Implementering

Der er udarbejdet et antal KLIK-opgaver til implementeringen, som du kan finde i vores implementeringsplan samt under punktet "KLIK-opgaver til implementering af debitorintegrationen" her.

Der er udarbejdet et antal KLIK-opgaver til implementeringen, som du kan finde i vores implementeringsplan samt under punktet "KLIK-opgaver til implementering af debitorintegrationen" her.

I løbet af 2021 og i første kvartal 2022 tilbød KOMBIT et struktureret implementeringsforløb for de kommuner, der ønskede at implementere debitorintegration til FBS. Dette forløb er nu afsluttet, men kommuner der endnu ikke er fuldt implementeret kan finde informationer i her. Kommunens KLIK-opgaver er ligeledes fortsat tilgængelige i KLIK.

For kommuner, der ønsker at implementere efter det strukturerede forløb, er der udarbejdet et særskilt sæt implementeringsopgaver, som kan findes her.

Alle gebyrer og erstatninger, som oprettes efter biblioteket har taget ØiR integrationen i brug, overføres til debitorsystemet. Ibrugtagningsdagen kaldes skæringsdatoen. Skæringsdatoen kan efterfølgende flyttes bagud i tid. 

Når skæringsdatoen sættes tilbage vil alle mellemværender fra skæringsdatoen og frem blive oversendt til debitor. Dvs. at man dermed har mulighed for at få overført ældre mellemværender.  Derudover vil det fremadrettet være muligt at se i Cicero, om krav er overført til debitor. 

Hvis man sætter skæringsdatoen, så den dækker en periode, hvor man manuelt har overført krav til debitor, så skal man være opmærksom på, at lukkede mellemværender og mellemværender i status "Sendt til inddrivelse" ikke overføres, mens alle andre mellemværender vil blive overført

Ja, hvis man sætter CVR-nummer og EAN-nummer på sine virksomhedslånere, inden man sætter skæringsdatoen tilbage i tiden, så vil de gamle mellemværender bliver overført til debitor med CVR-nr og EAN-nummer, så der kan foretages elektronisk fakturering.Se evt. Gamle mellemværender (før idriftsættelsesdatoen).

Overførsel af mellemværender

Nej, disse mellemværender kan ikke overføres, da der ikke er ansvarlig på dem. Hvis man ønsker fx erstatninger for lånergrupper overført, så skal man oprette erstatningen på en specifik navngiven låner i lånergruppen.

​Når man sætter et lån i bero, sker der præcis det samme som i dag. Dvs. at hvis lånet sættes i bero, efter afleveringsfristen er overskredet, så dannes der automatisk et gebyr.  

I forhold til debitor overføres dette gebyr som alle andre gebyrer.

Alle krav bortset fra krav for mindreårige uden økonomisk ansvarlig oprettes med PSRM-typer og PSRM oplysninger. 

Alle mellemværender for børn overføres til debitor.

De overføres som to forskellige kravtyper:

  • Hvis der er angivet en økonomisk ansvarlig for barnet, så overføres gælden til debitor med den økonomiske ansvarlige som juridisk ansvarlig, og der overføres ligeledes informationer om barnet.
  •  Hvis der ikke er angivet en økonomisk ansvarlig, så overføres gælden til debitor med barnet som juridisk ansvarlig.

Det er op til kommunen om de vil opkræve gæld for børn uden økonomisk ansvarlig. Da gælden overføres som to forskellige kravtyper er det muligt at opsætte forskellige flow for de to typer i debitorløsningerne.
 
Det er dog kun muligt at sende krav med økonomisk ansvarlig til inddrivelse.

Udlændinge uden CPR-nummer vil blive overført med et erstatnings CPR, som fremover kan generes i Cicero. Erstatnings CPR-nummeret vil blive dannet ud fra fødselsdatoen, og hvis der ikke findes en fødselsdato vil erstatnings CPR-nummeret blive dannet ved at vælge en tilfældig fødselsdag, der afspejler en voksen. 

Det kan derfor være en god ide at sørge for at angive en fødselsdato. Hvis der er tale om et barn, er det specielt vigtigt, da Cicero ellers vil danne et erstatnings CPR-nummer der afspejler en voksen, hvilket igen betyder at mellemværendet vil blive opfattet som gæld for en voksen.

Bemærk at ovenstående som udgangspunkt gælder for KMD Opus kommuner, mens det ikke vil være muligt automatisk at overføre mellemværender for lånere uden CPR-nummer for Fujitsu Prisme kommuner. 

​Ja, alle mellemværender for virksomheder og institutioner bliver overført til debitor, men det forudsætter at CVR-nummer  og evt. P-nummer er udfyldt.

KOMBIT planlægger at udvide udtræks muligheder i Cicero, så det bliver muligt at fremsøge mellemværender, der ikke kan overføres for virksomheder med manglende CVR-nr. På den måde bliver det muligt at rydde op i viksomhedslånerne, så det kan sikres, at de kan blive opdateret med CVR-nr og evt. P-nummer.

 

Nej. FBS kan ikke se de eventuelle rykkergebyrer, der tilskrives i debitor. FBS kan heller ikke se, hvis et mellemværende oprettes i debitorsystemet. Mellemværender skal oprettes i FBS og kan derefter reguleres både i debitor og i FBS.

Der oprettes en debitorkonto med følgende oplysninger:

  • Identifikation af debitorkonto: CPR-nr, erstatningsCPR-nr eller CVR-nr på den person/virksomhed, der har foretaget lånet
  • Juridisk ansvarlig: Hvis der er tale om en mindreårig, og der er angivet en økonomisk ansvarlig i FBS, så overføres CPR-nr eller erstatningsCPR-nr for den økonomisk ansvarlige, ellers overføres CPR-nr, erstatningsCPR-nr eller CVR-nr på den person/virksomhed, der har foretaget lånet.
  • Hvis der er anvendt et erstatningsCPR-nr overføres også navn og adresse som registeret i FBS.
  • P-nummer overføres, hvis det er angivet


Derefter oprettes fordringer med følgende oplysninger:

  • Dato for oprettelsen af mellemværendet i FBS
  • Fordringsbeløbet
  • Kravtypen: Biblioteksgebyr eller Erstatning med/uden anderkendelse
  • Fordringens forfaldsdato angivet som :
    • For Erstatning med/uden anderkendelse angives lånets afleveringsfrist, eller hvis der intet lån er, angives den dato mellemværendet blev oprettet
    • For Biblioteksgebyrer angives et antal dage beregnet udfra lånets overskridelse
  • Stiftelsesdato angives for erstatningen som udlånsdatoen, og for gebyrer som datoen for overskridelse af lånetiden, dvs. dagen efter lånets afleveringsfrist 
  • Periode til oversendelse til Skat
  • Der sendes en Specifikationstekst, der indeholder følgende:
    • Identifikation af kravet
    • Indrivelsestekst der består af gebyrnr eller erstatningsnr samt mindreåriges navn og fødselsdato (hvis relevant)
  • Der sendes en fordringstekst, der indeholder følgende:
    • Beregnet fra: <dato> <klassifikation><forfatter><Titel>
    • Lånt: <Dato> Afl.frist: <Dato>
    • Gebyrnr eller erstatningsnr efterfulgt af Materialenr
    • MindreårigsCPR-nr (hvis relevant) samt P-nummer og EAN-nummer

Stiftelsesdatoen udfyldes forskelligt afhængigt af, om der er tale om et gebyr eller en erstatning

For gebyrer udfyldes den i FBS med:

  • Datoen for overskridelse af lånetiden, dvs. dagen efter materialet skulle have været returneret til biblioteket.

For erstatninger udfyldes den i FBS med:

  • Hvis materialet Ikke er blevet genlånt udfyldes feltet med den dato, hvor materialet blev udlånt.
  • Hvis materialet er blevet genlånt udfyldes feltet med den dato, hvor materialet blev genlånt.

Nej, det kan man ikke, alle gebyrer og erstatninger overføres til debitor, hvis man anvender integrationen. Når man ønsker at sætte minimumsgrænser op for, hvornår man sender opkrævning ud eller sender til indrivelse, så skal det fremover foregå i debitorsystemet.

Gebyrer overføres umiddelbart efter oprettelsen, hvis der benyttes verificering af erstatninger, vil erstatninger først blive overført til debitorsystemet, når erstatningen bliver verificeret (manuelt eller automatisk). 

Når debitorintegrationen implementeres bliver aldersgrænsen meget vigtig. Hvis alderesgrænsen for myndighed i FBS er sat til 18, så bliver alle mellemværender for personer under 18 sendt til debitorløsningen som fordringer for umyndige, og alle mellemværender for personer over 18 bliver sendt som fordringer for myndige. Tilsvarende selvfølgelig hvis grænsen er sat til 16 eller 17. Vi har dog fra Systematic fået oplyst at grænsen i nogle agencies står til 0 eller 100, hvilket selvfølgelig kan give problemer. Derfor er det vigtigt at I kontrollerer jeres opsatte aldersgrænse.

Nej, det kan man ikke. Man kan kun se det på den oprettede fordring i debitorsystemet og kun efter debitorintegrationen er sat i drift. Se evt. Gamle mellemværender (før idriftsættelsesdatoen).

Det er ikke muligt i Cicero. Hvis man har brug for at vide præcis hvornår barnet fik en økonomisk ansvarlig kan man kun finde det i sit ESDH-system eller andet arkiv. Se evt. Gamle mellemværender (før idriftsættelsesdatoen).

Du kan finde mere teknisk dokumentation i FBS generelle dokumentation på Cicero Connect. I FBS-Serviceplatformen-specification.

Afsnit 3.7 beskriver integrationen, og afsnit 3.7.2.1 og 3.7.2.2 indeholder beskrivelsen af, hvilke felter der overføres fra FBS til Debitor.