Byg og Miljø er ikke et journalsystem. Filer slettes tre år efter en sags afslutning og der afleveres ikke arkivpligtige data til Rigsarkivet via Byg og Miljø. Kommunerne skal altså håndtere arkivpligtige sager på anden vis, fx via kommunens ESDH-løsning.
Rigsarkivet har i en vejledning, Bevaring og kassation af digitalt skabte data og dokumenter, tydeliggjort hvilke sager, som kommunerne på anden vis skal håndtere arkivpligten af, og KOMBIT vil henlede opmærksomheden til denne vejledning, som findes på Rigsarkivets hjemmeside: rigsarkivet.dk
Følgende fremgår fx af vejledningens afsnit ”Afsnit 5: Teknik og miljø 2007-":
"Data fra it-systemer vedrørende anmeldelse af og tilladelse til byggearbejder (byggesager). På miljø- og teknikområdet bevares data og dokumenter fra it-systemer med byggesager, inklusive de tilhørende dokumenter, medmindre dokumenterne er overført til kommunens generelle ESDH-system.
En byggesag er en sag vedr. ny-, om- eller tilbygning af en ejendom, dvs. 1) den ansøgning om byggetilladelse/anmeldelse (med bilag), som ejeren indsender, 2) de dokumenter, der indgår i kommunens sagsbehandling, og 3) den byggetilladelse, der udstedes, samt 4) hvad der måtte komme af opfølgende materiale. I nogle kommuner bruges byggesagen også som dossiersag på alt vedr. en bestemt ejendom. Byggesager omfatter også sager, der ikke har ført til en byggetilladelse.
Byggesager omfatter alle bygninger i kommunen, også kommunale bygninger.
Inden kommunen foretager sletning i it-systemet efter GDPR, skal data og dokumenter, som Rigsarkivet har bestemt til bevaring, afleveres til det modtagende arkiv, jf. § 21, stk. 1, i arkivloven, og arkivet skal have godkendt arkiveringsversionen."
Vejledningen indeholder også beskrivelser af arkivpligt i forhold til miljøsager derudover.