De oplysninger, som har en karakter af at være nogle "særlige informationer" om en borger, registreres i et særligt bemærkningsfelt. De kan have en gyldighedsdato og kan slettes ved udløb.

Generelle oplysninger, som kommunen har behov for at registrere om borgeren på tværs af sagsområder, f.eks. oplysninger om tolkebistand, kan i SAPA registreres som såkaldte tværgående bemærkninger.

Viser SAPA data på tværs af fagsystemer og afdelinger, fx ydelser inden for pension, sygedagpenge og kontanthjælp?

Ja, SAPA-løsningen skal bruges til at få et samlet overblik over borgerens sager i kommunen. Der vises sager, journalnotater, dokumentoplysninger og ydelser fra de ESDH- og fagsystemer, der leverer data til indekserne, alt afhængig af rettigheder/autorisationer.

Er der taget højde for, at kommunen skal kunne se sager/ydelser fra UDK?

Kommunerne kan se ydelser fra UDK, herunder Pensionsydelser, Familieydelser og Boligstøtteydelser. Kommunerne kan desuden se et begrænset udsnit af sagsoplysninger om de sager, der vises ydelser fra. Visningen følger UDK-lovens § 8 stk. 1.

Kan man se, at der er en sag på en part, selvom man ikke har rettigheder til at se indholdet?

Ja og nej. Det afhænger helt og holdent af den lokale sikkerhedsopsætning. SAPA kan sættes op, så en sagsbehandler kan se, at der ligger en sag, selvom vedkommende ikke har rettighed til at se indholdet af denne. Og SAPA kan sættes op, så en sagsbehandler ikke kan se sagen, selv om den findes.

Hvordan håndteres historiske oplysninger om fx flytning og ydelser?

SAPA kan vise adressehistorik og ydelseshistorik (3-6 mdr.) for en borger.

Er der talegenkendelse i SAPA?

Nej, SAPA indeholder ikke talegenkendelse.

Kan man oprette dokumenter i SAPA?

Nej, man kan ikke oprette dokumenter i SAPA. Det gør man i ESDH- eller fagsystemerne.

I SAPA kan man dog oprette journalnotater og sende dem videre til ESDH-eller fagsystemer, som er sat op til at modtage disse informationer.

Kan man se det konkrete indhold af et dokument i SAPA?

En bruger vil kunne se metadata på dokumenter. Hvis brugeren vil se selve indholdet af dokumentet, skal der foretages et hop til det pågældende ESDH- eller fagsystem. Det forudsætter naturligvis, at brugeren har de fornødne rettigheder til det konkrete system.

NB! Journalnotater er ikke at opfatte som dokumenter, men som mindre tekster, og indholdet af disse kan læses direkte i SAPA.

Kan man oprette manuelle sager i SAPA?

Nej, SAPA viser kun sager, der kommer fra andre systemer. Hvis du har brug for at kunne se en manuel sag i SAPA, kan du oprette sagen i dit ESDH og på den måde få vist sagen i SAPA.

Synkroniseres de passive sager også over til SAPA fra KMD Sag, eller er det kun de aktive?

Det er både de aktive og de passive sager, der synkroniseres – sager med status ”Ikke tilgængelig” i KMD Sag bliver ikke synkroniseret.

Hvornår vises de manuelle sager, der er flyttet over i et ESDH-system, i SAPA?

Manuelle sager, I opretter i et ESDH-system, vises i SAPA, når I har snitfladen til indekserne.

Hvor trækker SAPA data vedr. personer og virksomheder fra?

SAPA viser data vedr. virksomheder fra CVR-service på www.virk.dk og vedr. personer fra CPR-service via Serviceplatformen

Findes der nogen dokumentation eller beskrivelse af "hop"-funktionen i SAPA ud over den, der forefindes i KLIK, fx hvordan den brugervendte funktionalitet ser ud?

’Dialogintegrationen’ er det officielle navn for den integrationsform, som ”hop”-funktionen bygger på.

Set fra brugerens synspunkt er funktionaliteten ret simpel: Hvis der vises en blå pil ved siden af SAPA Overbliks visning af en sag eller et dokument, så kan man ved at klikke på pilen hoppe direkte til visning af sagen eller dokumentet i det pågældende fagsystem. Det er også muligt at hoppe den anden vej, fra fagsystemet ind i SAPA.

Dette forudsætter selvfølgelig, at brugeren har de nødvendige rettigheder til det pågældende fagsystem. Hvis systemet benytter FK Adgangsstyring, vil brugeren få Single Sign On til systemet.
Det er også en forudsætning at det pågældende fagsystem har implementeret dialogintegrationen i deres ende.

Endpoint/URL til fagsystemernes dialogintegration, skal opsættes i SAPAs it-systemkonfiguration og URL skal derfor sendes til SAPA@kombit.dk.

Se mere i brugervejledning til SAPA overblik..

Teknisk dokumentation for dialogintegrationen findes i dokumentet 'SAPA - Vilkår for dialogintegration v 2.4

I SAPA er det muligt at få vist ydelser på en borger, disse ydelser er af økonomisk art, men når vi snakker det sociale område, så er en ydelse ikke noget med økonomi, men typisk noget med fysisk hjælp, tiltag og aktiviteter (eks. sårpleje, hjemmehjælp osv.). Hvordan og hvor har I tænkt, at det skal præsenteres i SAPA? Skal fanen ydelser deles op til præsentation af de forskellige slags ydelser eller?

KOMBIT driver pt. et tilslutningsforløb for leverandører på social-, sundheds- og omsorgsområdet. Det forventes, at de både leverer ind til Sags- og dokumentindekset og Ydelsesindekset – hvor de i Ydelsesindekset skal levere data om bevilling af fysiske og ressourcemæssige ydelser. Bevillingerne viser på højt niveau, hvilken ydelse der er bevilget og i hvilken periode den udføres.
I forhold til hvordan ikke-økonomiske ydelser kan blive vist i SAPA, så har vi ikke endeligt taget stilling til det. Vi har drøftet nogle udkast men ultimativt er det forretningsbehovet hos kommunerne, der skal være med til at afgøre omfanget af eventuelle videreudviklingstiltag, så vi sikrer maksimal kommunalt udbytte af vores udviklingskroner. Vi har også et ønske om mere kommunal involvering i designprocessen, så det vil i høj grad afhænge af kommunale input.

Hvilke distrikter findes i SAPA?

Følgende statslige distrikter vises i SAPA:
- kirkedistrikt
- postdistrikt
- sogndistrikt
- valgdistrikt
Af kommunale distrikter vises kun skoledistrikt. Følgende kommunale distriker er udgået: Befolkningsdistrikter, socialdistrikter, byfornyelsesdistrikter, evakueringsdistrikter, varmedistrikter og diverse distrikter

Kan man fritage adresser fra advisering?

Man kan godt friholde en adresse fra advisering, når adressen hører til under de numre som har høje vejkoder fx folkeregister 1.
Det kræver at man skriver adressen, det er ikke nok at kende vejkoden. Hvis man har en vejkode som hedder 9901 som er lig med folkeregister 1, så er det folkeregister 1 man skal angive i friholdelsen. Der skal også angives postnummer, by o.s.v (hvis dette er en del af adressen)

Vi bruger CRP Web og anvender oplysninger om betalerkommune, som findes der. Ved I noget om betalerkommune i SAPA?

Vi har ikke mulighed for at vise kommunale forhold/mellemkommunale refusioner i SAPA i dag. Men det ligger som ændringsønske, så vi arbejder for at finde en løsning.

Hvor publicerer I info om kommende releases og driftsinfo?

Det er Netcompany der udsender mail, når der er en ny release.
De sender til SAPA-supportberettigede brugere og dem som har bedt Netcompany om at komme på listen om nyhedsmail. Brugere af SAPA kan også finde driftsinformation i SAPA's brugermenu.

Hvor tit synkroniserer SAPA til CPR registret?

CPR replikerer på Serviceplatformen som opdateres én gang i døgnet. Oplysningen kan dermed højst være 24 timer gammel.

Er der instruktionsvideoer i SAPA overblik?

Der er små videoklip her: https://www.kombit.dk/indhold/sapa-demoer

Advis

Hvordan får man adviser via SAPA?

I SAPA Advis vises de adviser, som er dannet, ud fra de advis grupper, som jeres SAPA-administrator har sat op i SAPA Advis Administration.

Kan jeg få sags- og ydelsesadvisering i SAPA Advis?

Det er muligt at modtage advisering, når en sag eller ydelse starter eller stopper. Hændelserne baseres på statusskift: Tværfaglig status ’Opstået’ og Tværfaglig status ’Afsluttet’ for sager og status ’Aktiv’ eller ’Passiv’ for bevillinger.

Er det muligt kun at modtage advis på sager vedrørende personer inden for en bestemt aldersgruppe?

Ja, det angives med et aldersspænd i advisgruppen.

Er det muligt at behandle flere adviser på en gang?

Ja, adviser kan massebehandles i SAPA Advis.

Kan jeg i SAPA Advis modtage adviser om CPR-hændelser?

Ja. Du kan i SAPA Advis i dag modtage adviser om mere end 40 forskellige CPR-hændelser for personer, ægtefælle, sekundær part eller andre på adressen. Der er tale om hændelser som dødsfald, flytning, forhold vedr. parter, forældre/børn, statsborgerskab, ændring af person, ændring af cpr-nummer og øvrige folkeregisterhændelser. Den fulde liste af hændelser fremgår af ’SAPAs basisoplysninger’ i SAPA’s dokumentbibliotek.

Kan der oprettes advis, hvis der ingen sag er?

Ja, det vil være muligt at oprette et generelt advis. Blandt andet til sundhedsplejen ved fødsel, da barnet af gode grunde ikke har en aktiv sag.

Hvordan modtager vi adviser fra et andet fagsystem, når vi ikke længere har KMD Sag Advis til at danne dem?

Adviser kan modtages og behandles i SAPA Advis, som modtager beskeder fra Beskedfordeler. Kommunen kan opsætte adviser på samme måde som i KMD Sag i dag. Det vil ske ud fra de systemer, som kommunen har indgået aftale om skal aflevere data til sags-, dokument- og ydelsesindekserne samt adviser baseret på beskeder om folkeregisterhændelser, hændelser fra Arbejdsmarkedets Erhvervssikring og senere sygehushændelser. De sagshændelser, det p.t. er muligt at modtage adviser om, er, når en sag er opstået eller afsluttet eller en bevilling (ydelse) bliver aktiv eller inaktiv.

Hvor skal man opsætte advisering?

Advisering i SAPA opsættes i SAPA Advis Administration.

Vil man fremover kunne modtage sygehusadviser i SAPA og hvis ja fra hvornår?

Ja, i SAPA vil man på sigt kunne modtage adviser ifm. indlæggelser og udskrivninger fra sygehuse i Danmark. SAPA og infrastrukturen er forberedt til dette, men det kræver, at EOJ-leverandøren omlægger til Beskedfordeler. Læs mere her.

Bliver det fortsat muligt at få de indkomstadviser, vi har i dag i KMD Sag?

Det bliver ikke muligt at få indkomstadviser i SAPA. De kommuner, som får eIndkomst advisering i KMD Sag, fx på kontanthjælpssager, vil fremover få denne oplysning i KY. De kommuner, som i dag får eIndkomst advisering på deres boliglånssager, skal fremover finde en anden måde at få denne oplysning på, fx ved opslag i indkomstregisteret.

Hvordan bliver fordelingen af adviser til modtagere?

Advismodulet kan sættes op til at fordele adviser til såvel enkeltbrugere som fagområder/hele afdelinger/grupper, så en afdeling/gruppe af medarbejdere kan modtage adviser fx på udvalgte KLE numre.

Opsætningen foretages lokalt i den enkelte kommune og kan dermed tilpasses kommunens arbejdsprocesser.

Hvordan får vi systemadviser, de adviser, som dannes i KMD fagsystemerne og udsøges i KMD Sag?

Der kommer ikke systemadviser i SAPA. De eneste sags- og ydelsesadviser, som kommer i SAPA, er start/stop af sag og ydelse.

Er det muligt at modtage adviser fra Arbejdsmarkedets Erhvervssikring (tidligere Arbejdsskadestyrelsen) i SAPA?

Ja. Du kan i SAPA Advis i dag modtage adviser om 4 forskellige Arbejdsskadehændelser for en person. Du kan i SAPA Advis blive adviseret, når en arbejdsskadesag er opstået eller afgjort, eller når en attest er afsendt eller modtaget.

De konkrete adviser fremgår af dokumentet ’SAPAs basisoplysninger’ i SAPA’s dokumentbibliotek.

I KMD Sag kunne UDK advisere kommunerne via et tværgående manuelt advis - hvordan skal der udveksles oplysninger fremover?

I første omgang sker dette via Digital Post eller evt. via Sikker Mail. Det er under afklaring, om tværgående advisering skal være mulig i SAPA.

Hvad vil ibrugtagningen af KSD og KY betyde for behovet for SAPA Advis?

KSD og KY henter alle nødvendige oplysninger til sagsbehandlingen.
Hvis dele af sagsbehandlingen for en KSD- eller KY-sag sker i kommunens ESDH-system, dvs. uden for hhv. KSD og KY, kan kommunens sagsbehandlere modtage adviseringen på disse sager i SAPA Advis. Det kunne f.eks. være relevant for klagesager eller præcedenssager. Det er relevant for brugere af KSD og KY at få advisering i SAPA om arbejdsskadehændelser, ligesom det er relevant for brugere af KSD at få advisering i SAPA om sygehusophold.

Hvor tit dannes der adviser i SAPA?

CPR-hændelser og Arbejdsskadehændelser sendes til SAPA én gang i døgnet.
Sags- og ydelseshændelser sendes generelt til SAPA umiddelbart efter, at det afleverende system opdaterer indekserne, dvs. når sagsbehandleren gemmer en sag/ydelse.
Sygehushændelser forventes vist som adviser i SAPA få minutter efter, at de opstår i EOJ-systemet på sygehuset.

Journalnotat

Kan man tilgå journalnotater fra relevante ESDH- og fagsystemer?

Ja, hvis ESDH-/fagsystemet afleverer sine journalnotater i det fælleskommunale støttesystem Sags- og Dokumentindeks, så vil de, hvis brugeren har ret til at se dem, være tilgængelige i SAPA.

Kan ESDH- og fagsystemer modtage journalnotater fra SAPA-løsningen?

SAPA muliggør i samspil med fordelingskomponenten, at en bruger kan oprette et journalnotat i SAPA og derefter sende det til det relevante ESDH-/fagsystem. Dette kræver dog, at det pågældende ESDH-/fagsystem kan modtage og behandle journalnotater. KOMBIT kan ikke sikre, at konkrete sagsbærende it-løsninger er tilpasset til at modtage journaldata fra SAPA-løsningen. Dette skal efterspørges af kommunerne hos den relevante it-leverandør.

Læs mere om den fælleskommunale fordelingskomponent i afsnit M-09 i dette bilag til SKI-rammeaftale 02.19.

Er der en journal i SAPA-løsningen?

Ja. I SAPA sammenstiller vi journalnotater fra forskellige kildesystemer og viser dem i brugergrænsefladen som en liste over en persons journalnotater på en enkelt sag. Alternativt kan man se journalnotater på tværs af en persons sager på tidslinjen i SAPA.

Hvordan håndteres status på journalnotatet?

Journalnotater ligger på sagen i kildesystemerne. Status på et journalnotat vil være synlig i SAPA via snitflade til indekserne.

Bortfalder funktionen til oprettelse af journalnotater efter en periode?

Nej. Det er ikke tanken, at muligheden for at oprette et journalnotat via SAPAs brugergrænseflade bortfalder. Journalnotatet og tilhørende sag bor dog ikke i SAPA, men i et ESDH- eller fagsystem.

Bliver det muligt for f.eks. en administrator at slette fejloprettede journalnotater i relevant fagsystem og/eller SAPA?

Journalnotater kan oprettes via SAPA og gemmes i et relevant ESDH- eller fagsystem. Hvis ESDH-/fagsystemet har accepteret journalnotatet fra SAPA og oprettet det, så vedligeholdes journalnotatet fremover her. Det kan altså ikke rettes eller slettes fra SAPA, og kommunebrugeren må hoppe til kildesystemet for at rette eller slette. Hvis ESDH-/fagsystemet afviser et journalnotat fra SAPA, sendes det tilbage til SAPA, hvor det kan rettes til (fx omadresseres) og gensendes eller slettes.

Når 'opret journalnotat' bruges i SAPA, er det så meningen, at der hoppes til kommunens ESDH-/fagsystem hvor journalnotatet så oprettes? Vil det oprettede journalnotat efterfølgende være tilgængeligt i SAPA?

Journalnotatet bor på en sag i ESDH- eller fagsystemet. Man kan vælge at oprette et journalnotat via SAPAs brugergrænseflade, så man undgår et hop. Før et journalnotat, som oprettes fra SAPA, er modtaget og lagret i det relevante ESDH-/fagsystem, vil det vises med status 'ubehandlet' i SAPA.

Hvordan skal man forholde sig, hvis man ofte opretter journalnotater, som intet har med fagsystemerne at gøre, fx personligt tillæg, enkeltydelser eller råd og vejledning? Der vil i nogle tilfælde være behov for at skrive journalnotater udenfor fagsystemerne.

Disse informationer lagres typisk i en ESDH-løsning, der understøtter arbejdsgange vedr. journalføring allerede i dag.
NB! Kommunernes ydelsessystem (KY) vil understøtte modtagelse af journalnotater.

Når man sender et journalnotat fra SAPA til journalsystemet: Er det her muligt for modtageren at omdirigere et notat til et andet system eller sende det retur til SAPA med kommentar?

Når ESDH- eller fagsystemet modtager et journalnotat (via Fordelingskomponenten), har ESDH- eller fagsystemet to muligheder: Journalnotatet kan enten accepteres og blive tilknyttet sagen, eller det kan afvises, hvorefter ansvaret sendes tilbage til sagsbehandleren i SAPA. Det er ikke muligt for et ESDH- eller fagsystem at ”omdirigere” et journalnotat. Når et journalnotat først er accepteret og tilknyttet sagen, er journalnotatet en del af sagen. Hvis en bruger af ESDH- eller fagsystemet vurderer, at andre ESDH- eller fagsystemer også burde indeholde samme journalnotat, så kan det evt. sendes videre, såfremt ESDH- eller fagsystemet er konfigureret til både at kunne modtage og sende journalnotater til Fordelingskomponenten.

Det er dog vigtigt, at notater kun afvises, hvis det er sendt til det forkerte system eller har fået påstemplet det forkerte KLE-emne. En forretningsmæssig afvisning af et journalnotat ud fra begrundelsen ”vi synes ikke, dette journalnotat er relevant for sagen”, bør ikke sendes tilbage til SAPA. Her bør ESDH- og fagsystemet gemme journalnotatet på sagen, og efterfølgende må fagområdet tage hånd om at uddanne de SAPA-brugere, som afsender journalnotaterne.