SAPA

På denne side finder du relevant materiale vedrørende Sags- og Partsoverblik (SAPA).

Vi har forsøgt at opbygge vores dokumentbibliotek i nogle meningsfulde kategorier, så du let kan finde de materialer du leder efter.

I forbindelse med overgangen til ny hjemmeside og nyt dokumentbibliotek, har vi fortaget en hovedrengøring i vores filer og dokumenter. Hvis du søger noget, som du tidligere har kunne finde, men ikke kan finde nu, er du velkommen til at forhøre dig i vores projektpostkasse, om det er noget vi kan finde frem til dig.

Skriv i så fald til: sapa@kombit.dk.

 

FAQ

Vi er på nuværende tidspunkt i gang med at overføre vores FAQ til dokumentbiblioteket. I mellemtiden vil vi henvise til denne side, hvor du kan finde svar på de spørgsmål, der oftest stilles.

Ja, SAPA kan vise relationer mellem sager, når metadata er påført sagen og Sags- og Dokumentindekset er opdateret med denne information.

De oplysninger, som har en karakter af at være nogle "særlige informationer" om en borger, registreres i et særligt bemærkningsfelt. De kan have en gyldighedsdato og kan slettes ved udløb.

Generelle oplysninger, som kommunen har behov for at registrere om borgeren på tværs af sagsområder, f.eks. oplysninger om tolkebistand, kan i SAPA registreres som såkaldte tværgående bemærkninger.

Ja, SAPA-løsningen skal bruges til at få et samlet overblik over borgerens sager i kommunen. Der vises sager, journalnotater, dokumentoplysninger og ydelser fra de ESDH- og fagsystemer, der leverer data til indekserne, alt afhængig af rettigheder/autorisationer.

Kommunerne kan se ydelser fra UDK, herunder Pensionsydelser, Familieydelser og Boligstøtteydelser. Kommunerne kan desuden se et begrænset udsnit af sagsoplysninger om de sager, der vises ydelser fra. Visningen følger UDK-lovens § 8 stk. 1.

Ja og nej. Det afhænger helt og holdent af den lokale sikkerhedsopsætning. SAPA kan sættes op, så en sagsbehandler kan se, at der ligger en sag, selvom vedkommende ikke har rettighed til at se indholdet af denne. Og SAPA kan sættes op, så en sagsbehandler ikke kan se sagen, selv om den findes.

SAPA kan vise adressehistorik og ydelseshistorik (3-6 mdr.) for en borger.

Nej, SAPA indeholder ikke talegenkendelse.

Nej, man kan ikke oprette dokumenter i SAPA. Det gør man i ESDH- eller fagsystemerne.

I SAPA kan man dog oprette journalnotater og sende dem videre til ESDH-eller fagsystemer, som er sat op til at modtage disse informationer.

En bruger vil kunne se metadata på dokumenter. Hvis brugeren vil se selve indholdet af dokumentet, skal der foretages et hop til det pågældende ESDH- eller fagsystem. Det forudsætter naturligvis, at brugeren har de fornødne rettigheder til det konkrete system.

NB! Journalnotater er ikke at opfatte som dokumenter, men som mindre tekster, og indholdet af disse kan læses direkte i SAPA.

Nej, SAPA viser kun sager, der kommer fra andre systemer. Hvis du har brug for at kunne se en manuel sag i SAPA, kan du oprette sagen i dit ESDH og på den måde få vist sagen i SAPA.

Det er både de aktive og de passive sager, der synkroniseres – sager med status ”Ikke tilgængelig” i KMD Sag bliver ikke synkroniseret.

Manuelle sager, I opretter i et ESDH-system, vises i SAPA, når I har snitfladen til indekserne.

SAPA viser data vedr. virksomheder fra CVR-service på www.virk.dk og vedr. personer fra CPR-service via Serviceplatformen

’Dialogintegrationen’ er det officielle navn for den integrationsform, som ”hop”-funktionen bygger på.

Set fra brugerens synspunkt er funktionaliteten ret simpel: Hvis der vises en blå pil ved siden af SAPA Overbliks visning af en sag eller et dokument, så kan man ved at klikke på pilen hoppe direkte til visning af sagen eller dokumentet i det pågældende fagsystem. Det er også muligt at hoppe den anden vej, fra fagsystemet ind i SAPA.

Dette forudsætter selvfølgelig, at brugeren har de nødvendige rettigheder til det pågældende fagsystem. Hvis systemet benytter FK Adgangsstyring, vil brugeren få Single Sign On til systemet.
Det er også en forudsætning at det pågældende fagsystem har implementeret dialogintegrationen i deres ende.

Endpoint/URL til fagsystemernes dialogintegration, skal opsættes i SAPAs it-systemkonfiguration og URL skal derfor sendes til SAPA@kombit.dk.

Se mere i brugervejledning til SAPA overblik..

Teknisk dokumentation for dialogintegrationen findes i dokumentet 'SAPA - Vilkår for dialogintegration v 2.4

KOMBIT driver pt. et tilslutningsforløb for leverandører på social-, sundheds- og omsorgsområdet. Det forventes, at de både leverer ind til Sags- og dokumentindekset og Ydelsesindekset – hvor de i Ydelsesindekset skal levere data om bevilling af fysiske og ressourcemæssige ydelser. Bevillingerne viser på højt niveau, hvilken ydelse der er bevilget og i hvilken periode den udføres.
I forhold til hvordan ikke-økonomiske ydelser kan blive vist i SAPA, så har vi ikke endeligt taget stilling til det. Vi har drøftet nogle udkast men ultimativt er det forretningsbehovet hos kommunerne, der skal være med til at afgøre omfanget af eventuelle videreudviklingstiltag, så vi sikrer maksimal kommunalt udbytte af vores udviklingskroner. Vi har også et ønske om mere kommunal involvering i designprocessen, så det vil i høj grad afhænge af kommunale input.

Følgende statslige distrikter vises i SAPA:
- kirkedistrikt
- postdistrikt
- sogndistrikt
- valgdistrikt
Af kommunale distrikter vises kun skoledistrikt. Følgende kommunale distriker er udgået: Befolkningsdistrikter, socialdistrikter, byfornyelsesdistrikter, evakueringsdistrikter, varmedistrikter og diverse distrikter

Man kan godt friholde en adresse fra advisering, når adressen hører til under de numre som har høje vejkoder fx folkeregister 1. 
Det kræver at man skriver adressen, det er ikke nok at kende vejkoden. Hvis man har en vejkode som hedder 9901 som er lig med folkeregister 1, så er det folkeregister 1 man skal angive i friholdelsen. Der skal også angives postnummer, by o.s.v (hvis dette er en del af adressen)

Vi har ikke mulighed for at vise kommunale forhold/mellemkommunale refusioner i SAPA i dag. Men det ligger som ændringsønske, så vi arbejder for at finde en løsning.

Det er Netcompany der udsender mail, når der er en ny release.
De sender til SAPA-supportberettigede brugere og dem som har bedt Netcompany om at komme på listen om nyhedsmail. Brugere af SAPA kan også finde driftsinformation i SAPA's brugermenu.

CPR replikerer på Serviceplatformen som opdateres én gang i døgnet. Oplysningen kan dermed højst være 24 timer gammel.

I SAPA Advis vises de adviser, som er dannet, ud fra de advis grupper, som jeres SAPA-administrator har sat op i SAPA Advis Administration.

Det er muligt at modtage advisering, når en sag eller ydelse starter eller stopper. Hændelserne baseres på statusskift: Tværfaglig status ’Opstået’ og Tværfaglig status ’Afsluttet’ for sager og status ’Aktiv’ eller ’Passiv’ for bevillinger.

Ja, adviser kan massebehandles i SAPA Advis.

Ja. Du kan i SAPA Advis i dag modtage adviser om mere end 40 forskellige CPR-hændelser for personer, ægtefælle, sekundær part eller andre på adressen. Der er tale om hændelser som dødsfald, flytning, forhold vedr. parter, forældre/børn, statsborgerskab, ændring af person, ændring af cpr-nummer og øvrige folkeregisterhændelser. Den fulde liste af hændelser fremgår af ’SAPAs basisoplysninger’ i SAPA’s dokumentbibliotek.

Ja, det vil være muligt at oprette et generelt advis. Blandt andet til sundhedsplejen ved fødsel, da barnet af gode grunde ikke har en aktiv sag.

Adviser kan modtages og behandles i SAPA Advis, som modtager beskeder fra Beskedfordeler. Kommunen kan opsætte adviser på samme måde som i KMD Sag i dag. Det vil ske ud fra de systemer, som kommunen har indgået aftale om skal aflevere data til sags-, dokument- og ydelsesindekserne samt adviser baseret på beskeder om folkeregisterhændelser, hændelser fra Arbejdsmarkedets Erhvervssikring og senere sygehushændelser. De sagshændelser, det p.t. er muligt at modtage adviser om, er, når en sag er opstået eller afsluttet eller en bevilling (ydelse) bliver aktiv eller inaktiv.

Advisering i SAPA opsættes i SAPA Advis Administration.

Ja, i SAPA vil man på sigt kunne modtage adviser ifm. indlæggelser og udskrivninger fra sygehuse i Danmark. SAPA og infrastrukturen er forberedt til dette, men det kræver, at EOJ-leverandøren omlægger til Beskedfordeler. Læs mere her.

Det bliver ikke muligt at få indkomstadviser i SAPA. De kommuner, som får eIndkomst advisering i KMD Sag, fx på kontanthjælpssager, vil fremover få denne oplysning i KY. De kommuner, som i dag får eIndkomst advisering på deres boliglånssager, skal fremover finde en anden måde at få denne oplysning på, fx ved opslag i indkomstregisteret.

Advismodulet kan sættes op til at fordele adviser til såvel enkeltbrugere som fagområder/hele afdelinger/grupper, så en afdeling/gruppe af medarbejdere kan modtage adviser fx på udvalgte KLE numre.

Opsætningen foretages lokalt i den enkelte kommune og kan dermed tilpasses kommunens arbejdsprocesser.

Der kommer ikke systemadviser i SAPA. De eneste sags- og ydelsesadviser, som kommer i SAPA, er start/stop af sag og ydelse.

Ja. Du kan i SAPA Advis i dag modtage adviser om 4 forskellige Arbejdsskadehændelser for en person. Du kan i SAPA Advis blive adviseret, når en arbejdsskadesag er opstået eller afgjort, eller når en attest er afsendt eller modtaget.

De konkrete adviser fremgår af dokumentet ’SAPAs basisoplysninger’ i SAPA’s dokumentbibliotek.

I første omgang sker dette via Digital Post eller evt. via Sikker Mail. Det er under afklaring, om tværgående advisering  skal være mulig i SAPA.

KSD og KY henter alle nødvendige oplysninger til sagsbehandlingen.
Hvis dele af sagsbehandlingen for en KSD- eller KY-sag sker i kommunens ESDH-system, dvs. uden for hhv. KSD og KY, kan kommunens sagsbehandlere modtage adviseringen på disse sager i SAPA Advis. Det kunne f.eks. være relevant for klagesager eller præcedenssager. Det er relevant for brugere af KSD og KY at få advisering i SAPA om arbejdsskadehændelser, ligesom det er relevant for brugere af KSD at få advisering i SAPA om sygehusophold.

CPR-hændelser og Arbejdsskadehændelser sendes til SAPA én gang i døgnet.
Sags- og ydelseshændelser sendes generelt til SAPA umiddelbart efter, at det afleverende system opdaterer indekserne, dvs. når sagsbehandleren gemmer en sag/ydelse.
Sygehushændelser forventes vist som adviser i SAPA få minutter efter, at de opstår i EOJ-systemet på sygehuset.

Ja, hvis ESDH-/fagsystemet afleverer sine journalnotater i det fælleskommunale støttesystem Sags- og Dokumentindeks, så vil de, hvis brugeren har ret til at se dem, være tilgængelige i SAPA.

SAPA muliggør i samspil med fordelingskomponenten, at en bruger kan oprette et journalnotat i SAPA og derefter sende det til det relevante ESDH-/fagsystem. Dette kræver dog, at det pågældende ESDH-/fagsystem kan modtage og behandle journalnotater. KOMBIT kan ikke sikre, at konkrete sagsbærende it-løsninger er tilpasset til at modtage journaldata fra SAPA-løsningen. Dette skal efterspørges af kommunerne hos den relevante it-leverandør.

Læs mere om den fælleskommunale fordelingskomponent i afsnit M-09 i dette bilag til SKI-rammeaftale 02.19.

Ja. I SAPA sammenstiller vi journalnotater fra forskellige kildesystemer og viser dem i brugergrænsefladen som en liste over en persons journalnotater på en enkelt sag. Alternativt kan man se journalnotater på tværs af en persons sager på tidslinjen i SAPA.

Journalnotater ligger på sagen i kildesystemerne. Status på et journalnotat vil være synlig i SAPA via snitflade til indekserne.

Nej. Det er ikke tanken, at muligheden for at oprette et journalnotat via SAPAs brugergrænseflade bortfalder. Journalnotatet og tilhørende sag bor dog ikke i SAPA, men i et ESDH- eller fagsystem.

Journalnotater kan oprettes via SAPA og gemmes i et relevant ESDH- eller fagsystem. Hvis ESDH-/fagsystemet har accepteret journalnotatet fra SAPA og oprettet det, så vedligeholdes journalnotatet fremover her. Det kan altså ikke rettes eller slettes fra SAPA, og kommunebrugeren må hoppe til kildesystemet for at rette eller slette. Hvis ESDH-/fagsystemet afviser et journalnotat fra SAPA, sendes det tilbage til SAPA, hvor det kan rettes til (fx omadresseres) og gensendes eller slettes.

Journalnotatet bor på en sag i ESDH- eller fagsystemet. Man kan vælge at oprette et journalnotat via SAPAs brugergrænseflade, så man undgår et hop. Før et journalnotat, som oprettes fra SAPA, er modtaget og lagret i det relevante ESDH-/fagsystem, vil det vises med status 'ubehandlet' i SAPA.

Disse informationer lagres typisk i en ESDH-løsning, der understøtter arbejdsgange vedr. journalføring allerede i dag.
NB! Kommunernes ydelsessystem (KY) vil understøtte modtagelse af journalnotater.

Når ESDH- eller fagsystemet modtager et journalnotat (via Fordelingskomponenten), har ESDH- eller fagsystemet to muligheder: Journalnotatet kan enten accepteres og blive tilknyttet sagen, eller det kan afvises, hvorefter ansvaret sendes tilbage til sagsbehandleren i SAPA. Det er ikke muligt for et ESDH- eller fagsystem at ”omdirigere” et journalnotat. Når et journalnotat først er accepteret og tilknyttet sagen, er journalnotatet en del af sagen. Hvis en bruger af ESDH- eller fagsystemet vurderer, at andre ESDH- eller fagsystemer også burde indeholde samme journalnotat, så kan det evt. sendes videre, såfremt ESDH- eller fagsystemet er konfigureret til både at kunne modtage og sende journalnotater til Fordelingskomponenten.

Det er dog vigtigt, at notater kun afvises, hvis det er sendt til det forkerte system eller har fået påstemplet det forkerte KLE-emne. En forretningsmæssig afvisning af et journalnotat ud fra begrundelsen ”vi synes ikke, dette journalnotat er relevant for sagen”, bør ikke sendes tilbage til SAPA. Her bør ESDH- og fagsystemet gemme journalnotatet på sagen, og efterfølgende må fagområdet tage hånd om at uddanne de SAPA-brugere, som afsender journalnotaterne.

Forvaltning

KLIK-opgaverne er kategoriseret efter SAPAs temaer: 

K01 Udarbejd kommunens SAPA brugerrettighedsstrategi

K02 Udarbejd jobfunktionsroller

K03 Afklar om organisations- og brugerdata skal indlæses automatisk eller manuelt i STS Organisation

K04.1 Registrer organisatorisk rod-enhed hos KMD (automatisk overførsel)

K04.2 Registrer it-system i STS Administration

K04.4 Anmod om serviceaftale for Organisationsservicen

K04.5 Godkend serviceaftale for Organisationsservicen

K04.6 Indlæs og verificer, at organisationsdata er indlæst korrekt og holdes opdateret (automatisk overførsel)

K05.1 Registrer organisatorisk rod-enhed hos KMD (manuel overførsel)

K05.2 Opret og tildel jobfunktionsroller til STS Organisation

K05.3 Indlæs og verificer, at organisationsdata er indlæst korrekt og holdes opdateret (manuel overførsel)

K06 Undersøg om kommunen benytter kommunespecifikke KLE-emner

K07 Indlæs kommunespecifikke KLE-emner i STS Klassifikation

K08 Foretag sammenkobling af jobfunktionsroller og SAPA-brugere

K09 Indtast jobfunktionsroller i STS Administration

K10 Tildel jobfunktionsroller til medarbejdere i kommunens brugerkatalog

K11 Afklar kommunens standardvisning af SAPA Overblik og beskriv den

K12 Afklar om kommunen skal have en eller flere specialiserede visninger i SAPA Overblik og beskriv disse

K13 Tag beslutning om kommunens brug af journalnotater

K14 Udarbejd standardoverskrifter på journalnotater

K15 Tag beslutning om kommunens brug af tværgående bemærkninger

K17 Tag beslutning om hvilke advisgrupper kommunen vil have

K18 Tag beslutning om kommunens regler for advisoprydning

K19 Afklar kommunens brug af påmindelser

K20 Udarbejd standardtitler på påmindelser

K21 Tag beslutning om kommunens brug af fællessøgninger i SAPA Advis

K22 Forbered SAPA-administratorer på deltagelse i administratorkursus

K23 Opsæt kommunens standardvisning af SAPA Overblik

K24 Opsæt specialiserede visninger og tildel til målgrupper

K25 Indtast standardoverskrifter på journalnotater og tildel til målgrupper

K26 Opret advisgrupper

K27 Indtast regler for advisoprydning

K28 Indtast standardtitler på påmindelser og tildel til målgrupper

K29 Indtast fællessøgninger i SAPA Advis og tildel til målgrupper

K30 Indtast adresser til adressefritagelse

K31 Indtast sessionstider for SAPA Overblik og Advis

K32 Opsæt links

K33 Evaluer konfiguration af SAPA

K34 Konfigurér SAPA til visning af UDK-sager og -ydelser

K35 Bestil oprettelse af udstilling af data fra ESDH-system i SAPA (2-6)

K36 Opret justér evt konfiguration ved ibrugtagning af ESDH-system (3-6)

K37 Bestil oprettelse af jobcenterløsning i SAPA (2-6)

K38 Opret justér evt. konfiguration ved ibrugtagning af jobcenterløsning (3-6)

K39 Bestil oprettelse af EOJ-løsning i SAPA (2-6)

K40 Opret justér evt. konfiguration ved ibrugtagning af EOJ-løsning (3-6)

K41 Forbered ESDH løsning til helhedsorienteret kontrol (HOK 1)

K42 Opmærk kontrolsager med kontroltema (HOK 2)

K43 Udarbejd nye arbejdsgange for helhedsorienteret kontrol (HOK 3)

K44 Tag stilling til om I ønsker oprettelse af SFTP-ruter til overførsel af revisionslog

K46 Bestil et SE-nummer på Virk.dk

K47 Autorisér KOMBIT som revisor på dit bestilte SE-nummer

K48 Oplys SE-nummer og underskrivers navn til Udviklings- og Forenklingsstyrelsen

SAPA Dokumenter

Kontakt

Morten Balstrup
Produktchef
Teknik, Miljø og Borgerservice